31% das reuniões são inúteis, e torram US$ 101 mi anuais em empresas grandes
Essa é a conclusão de um estudo que analisou a rotina de 632 funcionários em 20 setores diferentes da economia americana. Em média, eles perdem 18 horas por semana nos encontros.
Empresas americanas com mais de cinco mil funcionários perdem no mínimo US$ 101 milhões por ano em produtividade com reuniões inúteis – que poderiam ser substituídas, sem prejuízo, por e-mails ou mensagens de Slack (menos Whats na vida corporativa, por favor).
A conclusão é de um estudo liderado por Steven Rogelberg, professor de administração da Universidade da Carolina do Norte. Com uma ajudinha da empresa Otter – que fornece um software para gravação de videoconferências –, Rogelberg pediu a 632 funcionários de várias empresas que respondessem perguntas sobre uma semana de suas agendas. Ao todo, vinte setores da economia estavam representados na amostra.
A conclusão foi que cada empregado de colarinho-branco passa, em média, 18 horas por semana em reuniões – quase metade da jornada mais comum nos EUA, de 40 horas semanais. Os chefes, evidentemente, são os mais afetados. Ao detalhar o dado por cargo, Rogelberg descobriu que gestores com no mínimo quatro subordinados encaram, em média, 22,2 horas de papo ao longo de 5 dias úteis, vs. 13,7 horas de “blá” para os subordinados em si. Embora recusem apenas 14% dos convites, os profissionais entrevistados avaliam que não precisariam aparecer em 31% dos encontros.
A relutância em dizer “não” tem dois motivos. O primeiro é o medo de que colegas e gestores encarem ausência como preguiça, desfeita ou falta de comprometimento. O segundo, a dificuldade em se atualizar sobre quaisquer novidades que tenham sido anunciadas – pega mal tomar o tempo dos seus colegas com perguntas depois que eles já sacrificaram meia hora indo à reunião à qual você não foi. 53% dos entrevistados se sentem obrigados a atender a todos os convites.
Essa é uma herança pandêmica: desde fevereiro de 2020, quando começou a migração em massa para o home office, a plataforma Microsoft Teams calcula que o tempo gasto em reuniões por videoconferência triplicou, e que o número de reuniões marcadas por semana dobrou. Sabe-se que nossa capacidade de concentração é bem menor – e nosso cansaço mental, bem maior – nos encontros online. Um fenômeno que, como sempre, ganhou nominho em inglês: Zoom fatigue.
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